Gestión Ágil de Proyectos: Scrum (I)

Gestión Ágil de Proyectos: Scrum (I)

Tipos de tiempos

Nos guste o no alguien definió que un día tiene 24 horas, y esto se denomina “tiempo calendario”

De estas 24 horas al día ¿cuántas horas podemos trabajar en promedio?¿6, 8, 10,…16? No importa cuál sea la respuesta, el tiempo que trabajamos todos los días se denomina “tiempo trabajado”

Por último, el tiempo relacionado con la filosofía Lean es el “tiempo valor agregado”, que es el tiempo que finalmente genera el valor a nuestro trabajo.

Ejercicio 1

María es una economista que está trabajando en la formulación de un gran proyecto de inversión. Su tarea es la de redactar el estudio de mercado que luego será utilizado para proyectar el flujo de fondos del proyecto.

María: Ya llevo dos semanas trabajando largas jornadas laborables en este proyecto y la verdad es que estoy avanzando muy poco. ¿Qué me está pasando, por qué tengo tan poca productividad?

Preocupada por avanzar tan lento en el poyecto, María se pone a revisar con detalle lo que realizó la última jornada de trabajo de 10 horas.

Actividad	Inicio	Fin	Minutos de Valor Agregado
Café, diarios, charlas, etc.	8:00	9:00	0
Reunión de estado del proyecto	9:00	10:00	20
Reunión de planificación	10:00	11:00	20
Llamada de un cliente muy hablador	11:00	12:00	10
Volver a solicitar la misma información	12:00	13:00	0
Almuerzo	13:00	14:00	0
skype, mails, twitter, linkedin….	14:00	15:00	10
Tareas domésticas: colegio, niños, bancos	15:00	16:00	0
Análisis de estadísticas para el proyecto	16:00	17:00	60
Trabajo perdido por no guardar los cambios	17:00	18:00	0
Total	10 horas		120

En el ejercicio, María sólo obtuvo 20 minutos de tiempo de valor agregado en un día de 10 horas. En una jornada de 8 horas habrían sido  aproximadamente unos 96 minutos.

¿Por qué es importante esto?

Si agregamos sólo un 10% adicional de tiempo de valor agregado a lo que hacemos todos los días, en otras palabras unos 10 minutos adicionales de tiempo de valor agregado al día, esos 10 minutos se podrían traducir en:

• Realizar un 10% más de los proyectos con los mismos recursos.
• Obtener un 10% más de rentabilidad con los mismos recursos.
• Ser un 10% más rápidos en los proyectos que estamos realizando, sin necesidad de agregar más costos o de sacrificar la calidad.

¿Por qué obtenemos tan poco tiempo de valor agregado en relación a nuestro tiempo trabajado?

• Falta de información: si no tenemos toda la información, es muy probable que no podamos entender las necesidades del cliente, o que estemos trabajando en una versión del producto que ya no tiene sentido.
• Cambio de prioridades: si el proyecto cambia de prioridades de manera permanente, sin que éstas sean solicitadas y aprobadas previamente por el cliente, seguramente estamos generando poco tiempo de valor agregado
• Esperas en colas: ¿por qué me invitaron a una reunión donde estuve sentado dos horas sin participar, y donde mi tema se trató en los últimos 10 minutos? ¿por qué me dejaron esperando en la puerta media hora antes de atenderme? Todos estos tiempos de espera innecesarios no generar valor.
• Procastinación: Los seres humanos somos proclives a perder el tiempo en actividades que no son necesarias para nuestro trabajo, como puede ser las redes sociales, correo electrónico, charlas con los compañeros. Si puedes revisar el tiempo que dedicas a procastinar a lo largo del día te sorprenderías.
• Apagar incendios:  Cuando tenemos estructuras de bomberos voluntarios en nuestros equipos de proyecto, que sólo trabajan en casos de emergencia, enfrentamos serios problemas para poder agregar valor todos los días  de manera proactiva. Estos bomberos trabajan con un esquema reactivo de apagar el incendio cuando ya lo tenemos encima, lo que no es beneficioso ni para el proyecto ni para el cliente.
• Falta de recursos: Si no tengo lo recursos disponibles en tiempo y forma, el proyecto puede avanzar más lento de los necesario entregando poco valor al cliente.
• Multi-tareas: Tenemos que entender que es imposible trabajar con más de un proyecto al mismo tiempo. O sea, no podemos lanzar un córner y jugar de portero al mismo tiempo, o chutamos o paramos. La multitarea suele ser muy perjudicial para generar valor agregado a nuestros clientes.

Sentarse 8 horas a pensar frente a tu ordenador y realizar el informe en la última hora. ¿Cuánto fue el valor agregado? ¿1 u 8 horas?

Algunas situaciones en las que no hay valor agregado

• • Estar sentado en reuniones innecesarias
  • Estar persiguiendo información reiteradamente
  • Cometiendo errores y repeticiones de tareas
  • Obtener múltiples aprobaciones burocráticas para poder avanzar en el proyecto

Puedes ver más información en este libro:

Fundamentos de los Requisitos de Software

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