Cómo implementar una estrategia de teletrabajo
En la actualidad estamos en unos momentos convulsos por la pandemia que se está sufriendo a nivel mundial. Esta pandemia ha hecho que en varios países se haya decretado una cuarentena, obligando a sus ciudadanos quedarse en sus casas, y por otro lado, hay muchas empresas responsables como la nuestra, que ha decidido enviar a todos sus trabajadores para que hagan teletrabajo desde sus casas y tengan menos probabilidades de sufrir problemas de salud.
Por eso es importante definir una estrategia de teletrabajo que posibilite mantener una productividad de la empresa, en la mayoría de los casos igual e incluso en muchos de los casos mayor a la actual, ya que las personas ya no necesitan desplazarse desde sus casas al trabajo, y muchas veces utilizan su tiempo para ser más productivos.
Para conseguir esta productividad, es necesario revisar varios puntos diferentes.
En este artículo vamos a ver cada uno de esos puntos y vamos a ver con qué herramientas opensource, freemium, o de bajo coste, se podrían solventar todos estos problemas para permitir a los empleados hacer teletrabajo.
Conectividad
El primer problema a solucionar es la conectividad de los empleados con los sistemas de la empresa. Aquí hay dos posibilidades distintas, que todos los sistemas de la empresa se encuentren en la Nube, con lo único que hay que hacer es proporcionar conectividad a estos sistemas a los empleados, que en su mayoría dispondrán de una conexión a Internet en su casa, permitiéndoles el acceso a los sistemas.
La segunda posibilidad que es que los sistemas estén alojados por seguridad, en servidores dentro de la propia compañía. Esto genera una solución algo más compleja, pero no irresoluble, que es cómo proporcionar acceso a los sistemas desde el exterior.
Esto se puede hacer de dos formas diferentes, abrir el acceso a la red desde el exterior, para todos los sistemas, de forma que se pueda acceder a ellos a través de Internet, o proporcionar acceso remoto a la máquina del empleado.
La primera opción para resolver el acceso a la red se soluciona mediante la instalación de una VPN, una red virtual privada, que permite que cualquier ordenador, o dispositivo que se conectara a esa VPN, tuviera acceso completo a toda la red, de la misma forma, y con los mismos permisos que tendría el usuario en su trabajo diario. Evidentemente, hay que gestionar bien todas las políticas de seguridad a aplicar a esta VPN, pero esto nos permitiría que todas las personas de la empresa pudieran conectarse de forma remota.
Para instalar una VPN, hay varios sistemas diferentes, pero yo recomendaría dos posibilidades. Hay routers de alta gama, que ya llevan incluido en su firmware un sistema VPN que permitiría que los trabajadores se pudieran conectar de forma remota. Habría que buscar en Internet las especificaciones del router que tuvieras instalado en tu empresa para ver si dispone de este servicio.
La segunda opción es instalar un servidor VPN dedicado, dentro de las opciones que hay, es la más compleja de configurar y se necesita una persona con experiencia para que la instale, configure y sobre todo securice. La mejor opción bajo mi punto de vista y más extendida dentro de las soluciones open source es el openvnp, que necesita un servidor Linux para poder instalarse. Dependiendo del número de personas que se vayan a conectar, puede servir desde una minicomputadora Raspberry Pi 4 de 45 USD a ya necesitar un servidor dedicado cuando hablamos de decenas de usuarios.
Si lo que busco es conectividad a la propia máquina del empleado, implicaría que la máquina debería estar siempre conectada, para que se pueda conectar desde fuera a la máquina.
Para esto, la mejor solución que recomiendo por mi experiencia en el uso es Teamviewer, que para uso privado es gratuita.
Teamviewer lo que va a permitir es conectarse a la máquina remota y ver su pantalla e interactuar con el teclado y ratón como si fuera el local. de forma que la información sigue estando en el equipo de la oficina.
Seguridad
El siguiente punto a gestionar es el de la seguridad. Actualmente, con el problema de coronavirus, las empresas están considerando el teletrabajo a gran escala y por una cantidad de tiempo mucho mayor a la actual. Va a haber más y más gente trabajando desde casa de lo que es habitual, y muchos de ellos no lo habrán hecho nunca con anterioridad. Trabajar desde casa puede ser desalentador para las personas que no lo han hecho antes, especialmente si es una decisión repentina.
Se recomienda que se revise cuidadosamente la seguridad de las aplicaciones SaaS que se estén utilizando en la actualidad, como el chat y las aplicaciones de colaboración, servicios de videoconferencia y de compartición de documentos y prepararse para un gran incremento en su uso.
Además hay que identificar que se tienen que crear nuevas cuentas y acceso a sistemas para los accesos remotos y tener en cuenta que se deben poner políticas de password fuertes e incluso implementar si es posible sistemas de autentificación de doble factor, tal como hacen entre otros google, facebook, etc.
Con las VPN de las que hemos hablado anteriormente como estrategia de trabajo remoto, ya que permite el acceso al email, o los servidores de archivos mediante una conexión de red autentificada y encriptada, hay que verificar que el software VPN está actualizado y todos los parches a cualquier vulnerabilidad reciente instalados.
Además hay que tomar medidas, ya que el personal que trabaja de forma remota puede perder sus dispositivos, o incluso ser robados cuando están fuera de la oficina. La mayoría de los dispositivos modernos disponen de sistemas de encriptación de la información seguros, pero se tiene que validar que se han puesto en marcha y se han configurado correctamente. Además tienen que estar informados de que en el mismo momento que pierdan el dispositivo, deben reportarlo para poder tomar las medidas que puedan minimizar los posibles riesgos de acceso a información confidencial.
Además sería conveniente dar a los trabajadores un curso sobr elas mejores prácticas de seguridad, de forma que sepan cómo reportar cualquier problema de seguridad, que sepan la importancia de mantener sus sistemas actualizados y con las últimas actualizaciones no sólo del sistema operativo, sino de todos los programas instalados, así como de que conozcan bien los diferentes tipos de peligros que hay como phising, para poder evitarlos en lo máximo posible.
Colaboración
El siguiente punto importante es disponer de herramientas de colaboración entre todos los empleados para que la comunicación fluya correctamente, y además deje rastro de la misma.
En cuanto a los sistemas de colaboración, las diferenciaría en herramientas de imputación de tiempos, de comunicación, de documentación, de compartición de archivos y de gestión de proyectos.
Herramientas de imputación de tiempos
Estas herramientas van a permitir que se pueda realizar un seguimiento del tiempo trabajado, tanto en local como en remoto, esto sirve tanto para un control del trabajo y de la productividad del trabajador, como para la gestión de la facturación de los trabajos al cliente.
Hay herramientas que trabajan de forma automática con un agente instalado en el ordenador, identificando qué hace el trabajador en su computadora, qué programas abre, y qué archivos está visualizando. Hay otras herramientas que funcionan de forma reactiva de forma que es el trabajador el que imputa los tiempos que ha aplicado a cada tarea.
Dentro de este tipo podemos recomendar por ejemplo Time Doctor. que va a permitir controlar el tiempo de trabajo del trabajador.
Herramientas de comunicación
Las herramientas de comunicación, van a permitir que los empleados se puedan comunicar entre sí. Bien por vídeo con Skype, o Hangouts, para poder hacer reuniones remotas con video y presentaciones y hasta 250 personas conectadas con GoToMeeting, o herramientas colaborativas como Slack, que permite mensajes directos entre personas, canales, donde se organizan las conversaciones de grupo o hasta incluso llamadas. Cualquiera de estas soluciones pueden servir para tener al equipo comunicado, tanto internamente, como con los clientes sin necesidad de desplazarse.
Herramientas de documentación
Las herramientas de documentación van a posibilitar disponer de los documentos, hojas de cálculo, presentaciones disponibles para que todos puedan trabajar con ellas, para ello podemos trabajar con el omnipresente Microsoft Office o con las suite de Google Docs, que está mejor preparada para en trabajo colaborativo y es de uso gratuito, con un máximo de almacenamiento de 15 GB.
Estas herramientas van a permitir crear documentos, y compartirlos para que otros compañeros/clientes los puedan modificar y llevar un trabajo colaborativo con los documentos.
Herramientas de Compartición de Archivos
Estas herramientas van a permitir que se puedan almacenar y compartir archivos con terceros. Sirven tanto para tener una copia adicional de los archivos para su acceso desde cualquier lugar, como para compartir los archivos con terceros, en caso de teletrabajo, principalmente para colaboración, o para tener un repositorio de archivos compartidos, por ejemplo en un despacho de abogados, todos los expedientes del área digitalizados, para que todos los empleados del área puedan tener acceso a los mismos.
Es importante que estas herramientas tengan controles de acceso para permitir que sólo las personas adecuadas dispongan del acceso a la información, y que ese acceso sea completo, o sólo de escritura.
Hay muchas herramientas que prácticamente conocemos todos, pero entre las principales se encuentran Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, o para el envío de grandes archivos Wetransfer, que permite compartir de forma gratuita archivos de hasta 2 GB.
Herramientas de Gestión de Proyectos
Estas herramientas van a permitir realizar un seguimiento de proyectos, tanto por parte del empleado, como del gestor. Este tipo de herramientas sirven para de una forma colaborativa, se mantenga el foco en las metas que ha que conseguir, en los proyectos que hay que realizar y en las tareas diarias que hay que realizar para mantener la empresa operativa.
Dentro de estas soluciones de gestión de proyectos puedo recomendar 2, Asana y Trello. Ambas permiten trabajar en equipo, compartir tareas, actualizar su estado, para tener un estado completo de cómo están las cosas de un simple vistazo.
Conclusiones
Ya hace tiempo que se ha estado hablando del teletrabajo como una solución para muchas empresas y personas. Ya hay miles de empresas en el mundo que están haciendo teletrabajo, y posiblemente la tuya también tiene algún teletrabajador, como pueden ser los comerciales, repartidores, etc.
Ahora la situación nos puede obligar a que el teletrabajo sea la opción para poder mantener la productividad de las empresas en estos momentos tan complicados y con ello posibilitar que cuando la situación se termine de solucionar, nuestra empresa se encuentre corriendo, mientras las demás empiecen a desesperezarse.
Y esto va a hacer que muchas empresas se planteen en el futuro su forma de trabajo. Cuando vean que con teletrabajo se puede ser igual e incluso más productivo, pero con una gran reducción de costes, tanto en oficinas, como en otros servicios en las empresas, y lo mismo para los trabajadores, en cuanto al ahorro en coste y tiempo de transportes y comida sobre todo en grandes ciudades, y la mejora en la conciliación de la vida laboral con la personal. Eso hará que cuando termine esta crisis, muchas empresas sigan teletrabajando.
Sólo desear a nuestros lectores que sigan con salud, y que si necesitan cualquier ampliación o soporte sobre este tema o cualquier otro no duden en contactarnos.